物业公司与许多服务型行业一样，通常每天都会召开例会，班前会、班后会、行政例会、管理例会等等，这对于物业服务企业来说，是一种雷打不动的管理惯例。但现实中，这种服务行业非常重要的例会制度，却常常变成了一种可有可无的烦心事、琐事，甚至成为了与会者的一种负担。
我曾在一次例会中收到这样一条调侃的短信：有事开会，没事开会，上班一天，一天开会，大会小会，精神崩溃。
其实，对于物业服务行业来说，每日的例会是至关重要的。传达指令、传递信息、协调资源，维护服务供应链的正常高效运行。但为什么会造成这种尴尬的状况呢？问题不在于会议制度，而出在会议本身。
总结后发现，影响例会质量主要有四个方面的因素。
一、例会制度不严肃
1、不能守时。“对不起，路上堵车。”“哎呦，不好意思，来晚了。”“今天这雨真大！实在没办法。”这些解释对于物业服务行业的例会制度而言，就是一种缺乏责任、缺乏尊重，甚至是藐视制度的表现。
“如果今天你是在赶国际航班，我相信无论是堵车，还是天气原因，你一定不会迟到，这是一种责任感缺失的行为。”必须对这些不负责任的托辞给予严肃的警示与处罚，而且无论哪一位未到，既定时间一到，立即召开，绝不拖延，绝不等待。
2、不能守纪。例会从某种意义上来说，是物业公司最重要的会议，它是一天工作的起点、终点，部署、总结，发现、改进，对服务供应过程起着承前启后的重要作用，可在许多物业公司的例会上，人员进进出出，手机此起彼伏，甚至还有人无故缺席，而奇怪的是违纪者竟然没有一丝愧疚，反而堂而皇之、心安理得。一个没有严肃纪律的会议所产生的任何决议也不可能是严肃的。
3、口舌之快。例会的目的是解决事务，而不是针对个人。但现实中，有些人却常常在讲述事件的时候，不由自主地将矛盾引到具体的人，由此在会议进行中引发激烈争论，导致会议本身失控，物业公司严肃的例会变成了辩论会、诉苦会，甚至争吵会，针对这种情形，主持会议者，要及时发现苗头，在矛盾开始前有效制止。
二、例会安排不合理
1、身心疲惫。一次例会的时间通常应控制在40-60分钟，这种时间安排在不过多占用服务工作时间的同时，也保证了参会者高度集中的注意力，因为一个成年人注意力完全集中的时间一般不超过90分钟。
许多公司常常把例会开得昏天黑地，让参会者叫苦不迭，那种让人腰酸背疼、心烦气躁的例会，不会产生应有的效果，只能适得其反。
2、短会长说。例会应该用最简短的语言表达最清晰的意图，而不是让你发表演讲。滔滔不绝的会议发言让例会变了味，让参会者反感，浪费了大量宝贵的时间，尤其是最高管理者要格外注意这一点。
例会制度中应约定每人发言的时间长度，通常不超过五分钟，并根据情况适当提示并严格执行，这是保证高效率例会的有效措施之一。
3、喧宾夺主。如果不是特别必要，不要每次例会都邀请无直接关联的人参加，尤其是邀请领导参加。“我再补充两句。”是听众最不愿听到的话。
此外，如果判断某个人可能会干扰会议，或对会议决议没有任何帮助，那么干脆就不要让他参加。
三、例会内容不科学
1、议而不决。既然是会议，就应该有议题；既然有议题，就应该形成决议。有些例会只是罗列上报问题，互相推诿责任，而没有解决措施，没有形成最终决议，这种例会是完全失败，没有任何意义的。
2、内容繁多。议题太多等于没有议题。
我曾在旁听一次物业公司的例会中发现，经理一次性强调了30个问题，我快笔如飞也没有记全内容。会后我对他说，你可以尝试一下，每天筛选出3个最重要的问题进行例会强调，这样十天后就可能全部解决了。而现在，即使每天把30个问题都强调一遍，10天后我相信那30个问题还原封不动的摆在那儿。
3、没有重点。解决重点问题是例会的关键。
每次例会应该事先确定一个主题，不要讨论、讲述与本次例会无关的内容，例会不是摆龙门阵，宜收不宜放。
4、避重就轻。例会是发现问题、提出问题、解决问题的平台，许多物业公司的例会却是为了开会而开会，避重就轻，互相吹捧，敷衍了事，不愿得罪人。
对任何决议都是坚决执行、没有意见，而会后却我行我素，你好我好大家好，长此以往，致使问题堆积如山，久拖不决。北京南银大厦物业公司的会议室正中挂了这样一幅警句：没有问题就是问题。这种提法很值得思考借鉴。
5、争论不休。会议最忌无法达成共识，一次争论不休没有任何结果的会议其实就是浪费时间。因此，例会要确保列入议事日程的议题能够达到预期的效果，如果在会议中出现了激烈争论，意见无法达成统一的情形，立即叫停，果断放弃讨论。
四、例会准备不充分
一次成功的例会还需要细致精心的准备。
1、对需要讨论决定的议题要事先与参会者沟通，让参会者有备而来。
2、保证参与决议形成者全部到场。
3、会前预留充足的时间，让参会者搜集有关资料与信息。
4、如果会外能够解决的问题尽量不要在会议上解决。
最后强调一点，就是对会议决议进行有效跟踪与反馈，监督指导决议的执行。可采取书面会议纪要形式，落实责任部门、责任人的方式进行。真正达到有章可依，执行必严，违议必纠。
物业服务企业如何开一个高效的例会，不是一个小问题，需要管理者充分地重视，真正发挥例会应该发挥的，不可替代的管理作用。
最后介绍有关北京某物业与甲方公司物业服务联席会议的基本原则以供参考。
联席会议必须遵循的基本原则：SMART原则（目标管理原则）管理学大师Peter Drucker1954年出版的The practice of Management《管理实践》。
S：specific目标必须是具体的。不得提及任何不具体的目标及用词。如：优秀、出色等。
M：measurable目标必须是可衡量的；不得提及任何不可衡量的目标及用词。如：大幅度、大部分、许多、相当等。
A：attainable目标必须是可达到的。不得提及任何不可能实现的目标与承诺。一经承诺必须实现。
R：relevant目标必须是具有关联性的。不得提及任何与此项会议无关的事项。
T：time-based目标必须是有截止期限的。不得提及任何没有截止期限的目标及用词。如：马上、很快等。
此外，甲方对物业服务方提交的任何工作计划都要求符合PDCA原则（过程控制原则）。必须具备P：Plan计划内容、D：Do计划执行、C：Check计划检查、A：Adjustment计划调整四个要素，且缺一不可。而对每一项计划或方案都必须提交三个以上被选方案（即期处理方案、中期处理方案、长期处理方案）。
甲方称这种物业服务监督管理方法为由强势管理转化为弱势管理，也就是由教练员转变为裁判员。每次违规违约处以1万元违约金，三次淘汰出局。
某物业管理公司会议八项注意事项
1、任何人不得以任何理由迟到、早退、缺席。
2、会议期间任何人不得以任何理由出入、私自交谈、接听电话。（电话进入会场时交由会议秘书保管、接听。）
3、会议发言内容不得针对个人进行言语攻击，不得讲述与会议议题无关的事项。任何人、任何情况下不得发生任何争执。
4、会议时间不得超过60分钟，每个人发言不得超过五分钟。
5、会议不得邀请无关领导及人员参加。
6、每次会议议题不得超过三个，专项会议必须于会前三小时向参会人员下发会议议题。
7、会议上报问题必须同时上报拟解决方案。
8、参会人员必须与会议结束三小时内阅读并签收会议纪要。