物业公司与许多服务型行业一样，通常每天都会召开例会，班前会、班后会、行政例会、管理例会等等，这对于物业服务企业来说，是一种雷打不动的管理惯例。但现实中，这种服务行业非常重要的例会制度，却常常变成了一种可有可无的烦心事、琐事，甚至成为了与会者的一种负担。
我曾在一次例会中收到这样一条调侃的短信：有事开会，没事开会，上班一天，一天开会，大会小会，精神崩溃。
其实，对于物业服务行业来说，每日的例会是至关重要的。传达指令、传递信息、协调资源，维护服务供应链的正常高效运行。但为什么会造成这种尴尬的状况呢？问题不在于会议制度，而出在会议本身。
总结后发现，影响例会质量主要有四个方面的因素。
一、例会制度不严肃
1、不能守时。“对不起，路上堵车。”“哎呦，不好意思，来晚了。”“今天这雨真大！实在没办法。”这些解释对于物业服务行业的例会制度而言，就是一种缺乏责任、缺乏尊重，甚至是藐视制度的表现。
“如果今天你是在赶国际航班，我相信无论是堵车，还是天气原因，你一定不会迟到，这是一种责任感缺失的行为。”必须对这些不负责任的托辞给予严肃的警示与处罚，而且无论哪一位未到，既定时间一到，立即召开，绝不拖延，绝不等待。
2、不能守纪。例会从某种意义上来说，是物业公司最重要的会议，它是一天工作的起点、终点，部署、总结，发现、改进，对服务供应过程起着承前启后的重要作用，可在许多物业公司的例会上，人员进进出出，手机此起彼伏，甚至还有人无故缺席，而奇怪的是违纪者竟然没有一丝愧疚，反而堂而皇之、心安理得。一个没有严肃纪律的会议所产生的任何决议也不可能是严肃的。
3、口舌之快。例会的目的是解决事务，而不是针对个人。但现实中，有些人却常常在讲述事件的时候,不由自主地将矛盾引到具体的人，由此在会议进行中引发激烈争论，导致会议本身失控，物业公司严肃的例会变成了辩论会、诉苦会，甚至争吵会，针对这种情形，主持会议者，要及时发现苗头，在矛盾开始前有效制止。
二、例会安排不合理
1、身心疲惫。一次例会的时间通常应控制在40-60分钟，这种时间安排在不过多占用服务工作时间的同时，也保证了参会者高度集中的注意力，因为一个成年人注意力完全集中的时间一般不超过90分钟。
许多公司常常把例会开得昏天黑地，让参会者叫苦不迭，那种让人腰酸背疼、心烦气躁的例会，不会产生应有的效果，只能适得其反。
2、短会长说。例会应该用最简短的语言表达最清晰的意图，而不是让你发表演讲。滔滔不绝的会议发言让例会变了味，让参会者反感，浪费了大量宝贵的时间，尤其是最高管理者要格外注意这一点。例会制度中应约定每人发言的时间长度，通常不超过五分钟，并根据情况适当提示并严格执行，这是保证高效率例会的有效措施之一。
3、喧宾夺主。如果不是特别必要，不要每次例会都邀请无直接关联的人参加，尤其是邀请领导参加。“我再补充两句。”是听众最不愿听到的话。此外，如果判断某个人可能会干扰会议，或对会议决议没有任何帮助，那么干脆就不要让他参加。
三、例会内容不科学
1、议而不决。既然是会议，就应该有议题；既然有议题，就应该形成决议。有些例会只是罗列上报问题，互相推诿责任，而没有解决措施，没有形成最终决议，这种例会是完全失败，没有任何意义的。
2、内容繁多。议题太多等于没有议题。我曾在旁听一次物业公司的例会中发现，经理一次性强调了30个问题，我快笔如飞也没有记全内容。会后我对他说，你可以尝试一下，每天筛选出3个最重要的问题进行例会强调，这样十天后就可能全部解决了。而现在，即使每天把30个问题都强调一遍，10天后我相信那30个问题还原封不动的摆在那儿。
3、没有重点。解决重点问题是例会的关键。每次例会应该事先确定一个主题，不要讨论、讲述与本次例会无关的内容，例会不是摆龙门阵，宜收不宜放。
4、避重就轻。例会是发现问题、提出问题、解决问题的平台，许多物业公司的例会却是为了开会而开会，避重就轻，互相吹捧，敷衍了事，不愿得罪人。对任何决议都是坚决执行、没有意见，而会后却我行我素，你好我好大家好，长此以往，致使问题堆积如山，久拖不决。北京南银大厦物业公司的会议室正中挂了这样一幅警句：没有问题就是问题。这种提法很值得思考借鉴。
5、争论不休。会议最忌无法达成共识，一次争论不休没有任何结果的会议其实就是浪费时间。因此，例会要确保列入议事日程的议题能够达到预期的效果，如果在会议中出现了激烈争论，意见无法达成统一的情形，立即叫停，果断放弃讨论。
四、例会准备不充分
一次成功的例会还需要细致精心的准备。
1、对需要讨论决定的议题要事先与参会者沟通，让参会者有备而来。
2、保证参与决议形成者全部到场。
3、会前预留充足的时间，让参会者搜集有关资料与信息。
4、如果会外能够解决的问题尽量不要在会议上解决。
最后强调一点，就是对会议决议进行有效跟踪与反馈，监督指导决议的执行。可采取书面会议纪要形式，落实责任部门、责任人的方式进行。真正达到有章可依，执行必严，违议必纠。
物业服务企业如何开一个高效的例会，不是一个小问题，需要管理者充分地重视，真正发挥例会应该发挥的，不可替代的管理作用。